Proje Yöneticisi Olmak |
Röportaj

Proje yönetimi düşünüldüğünde ekip içerisinde lider konumunu üstlenen proje yöneticisinin süreçler içerisindeki rolü süphesiz ki çok önemli. Bu içeriğimiz de başarıyla yürüttüğü bir çok projede bu rolü ve sorumluluğu üstlenen Kadir Çağlar ile proje yöneticisi olmak üzerine konuştuk.

A- A+

19.08.2022 tarihli yazı 6007 kez okunmuştur.

Kısaca Kadir Çağlar’ı tanıyabilir miyiz?

Ben Kadir Çağlar, 1984 yılında İstanbul' da doğdum. İstanbul Üniversitesi Elektrik Elektronik Mühendisliği ve Fizik Bölümlerini aynı anda tamamlayarak çift anadal yaptım. Üniveristeden mezun olduktan sonra çeşitli enerji santrali, atık su arıtma ve ulaşım sektörü projelerinde Proje Yöneticiliği yaptım. Şu an halen bir Alman şirketinde Ulaşım Sektöründe Proje Yöneticiliği yapıyorum.

Sizin için 3 kelimeyle proje yönetiminin tanımı nedir?

Kapsam, Zaman ve Bütçedir.

Proje yönetimi genel olarak bir kapsamın hedeflenen zamanda ve bütçe içerisinde tamamlanmasıdır. Bu 3 kavramın kontrol edilmesi çok önemlidir ve bunlardan birinde sapma olması demek, diğer ikisini de etkiler. Projenin planlanması ve yürütülmesinden proje takımı sorumludur. Proje takımı, faaliyetlerini proje programına göre yürüten ekip üyelerinden ve proje yöneticisinden oluşur. Proje yöneticisi, projenin başarısı için tüm sorumluluğu üstlenen kişidir. Başarılı olmak için, belirli bilgi birikimine, becerilere ve yönetim tekniklerine sahip olması gerekir. Proje yönetimi, proje döngüsünün temel aşamalarını yönetmektir. Bu temel aşamalar: Başlatma, Planlama, Yürütme, İzleme/Kontrol ve daha sonra Kapanış.

Proje ve insanı nasıl ilişkilendirirsiniz?

Proje doğası ve insan doğası birebir aynıdır. İnsan doğar, gelişir, olgunlaşır, bu süreç içerinde hedefleri peşinden koşar ve bu süreci tamamlar. Proje yaşam döngüsü de bu şekildedir. Bu nedenle ben projelerimde kaynak olarak insanı değerlendirdiğimde proje döngülerinin proje içerisinde yer alan takım üyelerinin yaşam döngüleriyle uyumlu olduğunda başarıyla tamamlandığını düşünüyorum.

Örnek ile açıklamak gerekirse; Bir projenin hedeflerine ulaşabilmesi için o hedeflerin takım üyeleri ile birlikte belirlenmesi yani doğması, buna inanmaları geliştirmeleri ve sonuca vararak hedefleri tamamlamaları gerekmektedir. Ekip üyeleri bu anlayışı benimsemedikleri takdirde başarıya ulaşılması oldukça güçtür. Proje yöneticisinin görevi de bu birlikteliği en iyi şekilde sağlamaktır.

Bir projenin başarıya ulaşmasındaki en önemli etken nedir? ve bu yolda proje yöneticisi nasıl bir rol oynar?

Sahiplenme kültürü. Ancak bu sahiplenme kültürü sadece Proje Yöneticisinde değil, tüm proje ekibi ve paydaşlarında olmalıdır. Bunun için Proje Yöneticisine gerçekten çok iş düşüyor. Tüm kaynaklar, proje ekibi, sponsor da dahil olmak üzere tüm paydaşları aynı çatı altında toplamalı bir araya getirmelidir. Ekibiyle birlikte tüm paydaşlar arasında bir bağ kurup, benzetmek gerekirse aile ortamını yaratmalıdır. Bu sayede sahiplenme kültürü eşit seviyede tüm paydaşlara yansıtılmalı.

Dijitalleşme çağında hızla ilerliyoruz peki sizce bu dönüşüm proje yönetimi alanını nasıl etkileyecek?

Big Data, Bulut Teknolojileri ve mobilize olan tüm süreçler. Bu saydıklarım dijital dönüşümün belirli yapıtaşlarından. Bizlerde projelerimizde bu dönüşümü oluşturan temel olguları fazlasıyla kullanıyoruz. Örnekle açıklamak gerekirse bizim projelerimizde ekipman üretim süreçleri kritik bir zaman olarak tanımlanabilir. Bu nedenle bu süreçteki adımları zaman, kalite, kapsam, bütçe pencerelerinden anlık olarak izleyebilmek bize muhteşem bir avantaj sağlıyor. Bugün iç piyasada bir proje gerçekleştirdiğimizde yurtdışında üretilen bir ekipmanımızın tüm süreçlerini kullandığımız yazılım programları sayesinde kolayca takip edebiliyoruz. Bu ekipman sahaya vardığında ise tüm PLM süreçlerini paydaşlarımız tek bir karekod aracılığıyla görüntüleyebiliyorlar. Proje teslimatlarımız zamanında, bütçemiz içerisinde ve kalite standartlarımıza uygun bir şekilde tamamlanıyor.

Pandemi döneminde projelerinizi yönetirken pandeminin etkisini nasıl yönettiniz?

Tüm Dünya’da zor bir dönemdi. Biz projelerimizde de Pandemi’yi aslında bir proje haline getirdik. Süreçleri en baştan ele aldık, bir çalışma grupları oluşturduk, bu ekiplerimizle birlikte pandeminin tüm süreçlerini takip ettik, çıkarımlarda bulunduk ve uygulamaya geçtik. Bir grubumuz dünyadaki gelişmeleri ve hastalığın seyrini takip ederken, bir grubumuz ise bu etkiler için projede alınması gereken önlemleri değerlendirdi. Bu sürecin en güzel çıktısını 2.Dalga döneminde aldık.1. Dalganın sonunda herkes önlemleri gevşetirken biz tüm gelişmeleri yakından takip ediyor olmamız sayesinde tüm önlemleri aynı düzeyde tutmaya devam ettik ve etkilenmeden projemizin akışı bozulmadan proje takvimimize devam ettik. Planlanan takvimimizde ve milestone’larımızda bir gecikme yaşamadan süreçlerimizi tamamladık.

Bir proje yöneticisinin olmazsa olmaz özelliği nedir?

Değişime ayak uydurmak değişimleri yönetebilmek proje yöneticisi için başarıya ulaşmada en önemli özelliktir. Günümüzde Dünyamız çok hızlı şekilleniyor. Projelerde bu akıştan çok fazla etkilenip ihtiyaçlarını, gerekliliklerini çok hızlı değiştirebiliyorlar. Bu değişimlere ayak uydurabildiğiniz sürece güncel ve hedeflerinize bağlı kalabilirsiniz. Projelerimizde bunu fazlasıyla yaşadığımızı söyleyebilirim.

Müşterilerimiz/Sponsorlar çok farklı teslimatları çok farklı noktalarda isteyebiliyorlar. Aniden bu değişim taleplerine göre şekil almanız ve cevap vermeniz gerekiyor. Örneğin enerji santral projeleri ve ulaşım sektörü projeleri birbirinden cok farklı gibi. Ulaşım sektöründe kamusal ihtiyaçlar nedeniyle daha parçalı teslimatlar yapabiliyorsunuz.Bir metro projesinde ihtiyaca istinaden belirli istasyon aralıkları öncesinde açılırken hattın kalan kısmı için yapım devam edebiliyor.

Yaptığınız iş konusunda neden bu kadar tutkulusunuz?

Benim tutkum projelerimin hedeflerini başarılı bir şekilde gerçekleştirmek. Başarıya bir şekilde ulaşmam gerekiyor. Başarıya ulaşmak için çıktığım bu yolda birçok zorlukla karşılaşabiliyorum. Hedefime ulaşmak için yolum kapanmış ise, alternatif bir yol bularak başarıya ulaşmak gerçekten çok keyifli ve benim en büyük tutkum işte bu. Dolayısıyla flexible olmak ve tek bir çözüm yoluna bağlı olmadan sorunları çözmek en büyük tutkum.

Sahip olduğunuz tecrübeniz ile bu role yeni başlayanlar için vereceğiniz tavsiyeler nelerdir?

İletişim proje yönetiminin olmazsa olmazıdır. Bir proje yöneticisinin kusursuz bir iletişim yeteneği olması projesinin tüm fazlarını etkileyen bir etmendir. Bir proje yöneticisi zamanının %90’ını iletişim kurarak geçirmektedir. Bu kuvvetli iletişim yapısını projenin temellerine oturtursanız tüm paydaşlar bu iletişim çerçevesinde kalarak her türlü sorunun üstesinden gelebilir. Ekipler arasındaki zayıf iletişim projenin sinerjisini dahi fazlasıyla etkiler ve direk olarak sonuca etki eden en önemli etmendir.

Bunun devamını ise müzakere yeteneği olarak getirebilirim. Proje yöneticisi, tüm paydaşları ortak noktaya getirebilme, ekipleri, tedarikçileri ortak bir noktada buluşturabilme misyonu ile sürekli olarak müzakerelere dahil olur. Bu süreci yeri geldiğinde empati kurarak yeri geldiğinde geminin kaptanı göreviyle başarılı bir şekilde tamamlamalıdır.