Sözleşme Yönetimi Nedir?

Profesyonel hayatta bazen çok küçük bir adım atmak için bile sözleşmeye ihtiyaç duyulabiliyor. Bütün projeler veya projeler ile bağlantılı işler sözleşme çerçevesinde yürüyor. Peki tam anlamıyla sözleşme nedir? Detaylar yazımızın devamında.

A- A+

17.12.2022 tarihli yazı 5237 kez okunmuştur.

“Bizde söz senettir” günlük hayatta çokça duyduğumuz bir cümledir. Bu cümlenin muhatabı taraflar, elde ettikleri hakları gerektiği gibi alacakları bununla birlikte üzerlerine düşen sorumlulukları da yerine getirmesi gerektiğini anlamalıdır. Fakat profesyonel dünyada işler elbette yürümüyor. Kurumlar, içinde bulundukları nerdeyse bütün proje ve projelerle bağlantılı işlerin hangi çerçevede nasıl şekilde başlatılacağı, yürütüleceği veya sonlandırılacağını belirlemek isterler. Bunun için oluşturulmuş prosedüre ise “sözleşme” denir.

Sözleşme her ne kadar ticari faaliyet yürüten kurum ve kuruluşlar ile alakalı gibi dursa da aslında günlük hayatta birçok yerde karşımıza çıkar. Örneğin tarihte birçok devlet savaş, barış ya da ticaret gibi birçok şey için antlaşmalar yapmışlardır. Bu antlaşmalar aslında temelde birer sözleşmedir, devletlerin nasıl barışı sağlayacağı hangi şekilde ticaret gerçekleştireceklerini kayıt altına alırlar. Başka bir örnek olarak spor dünyasında futbolcuların futbol kulüpleri ile yaptığı sözleşmelerdir. Futbolcunun ne kadar para kazanacağı ya da kaç maça çıkması gerektiğini belirten resmi belgelerdir. Sonuç olarak sözleşmenin tanımını şu şekilde yapabiliriz; “birbirinden belirli yollarla kazanç sağlayacak olan tarafların ortaklaşa olarak belirlediği hüküm ve koşullara bağlı kalacaklarını beyan ettikleri, yasalar karşısında bağlayıcılıkları olan anlaşmalardır”. Sözleşmeler antik dönemlerde olduğu gibi modern zamanda da haklarımızı savunmamız için önemli bir araçtır.

► İlginizi Çekebilir: FIDIC Nedir? Dünya Genelinde FIDIC Sözleşmeleri

Biz yazımızda daha çok profesyonel anlamda, büyük ölçekli firmaların kullandığı ve oluşturulması için ayrı birimlerinin olduğu sözleşmelerden bahsedeceğiz. Bu bağlamda sözleşmelerde bulunması gereken, bahsedilmesi gereken önemli hususlar bulunur. Bunlar; gerçekleştirilecek iş veya projenin kapsamı ve tanımı, hangi tarafların hangi görevlerle yer alacağı, yerine getirilmesi gereken sorumluluklar, proje sonucu elde edilecek haklar, projenin süresi, maliyeti ve ödeme yöntemleri, ortaya çıkacak ürün veya hizmetin kalitesi ve garanti şartlarıdır.

Şirketler, tüm bu karmaşık, uzun sürebilecek ve herhangi karmaşanın kötü sonuçlar doğurabileceği gibi iyi takip edildiği sürece kazançlı çıkılabilecek sözleşme sürecinin yönetilebilmesi için “sözleşme yönetiminden faydalanır.

Sözleşme Yönetimi ve Sözleşme Yönetimi Yaşam Döngüsü

Sözleşmeler, yapıları itibariyle bütün iş ilişkisini tüm ayrıntısıyla açıklamak zorunda oldukları için karmaşıktırlar. Bununla birlikte bir şirketin bile yürütmesi gereken onlarca sözleşme olması bunu daha da zorlaştırmaktadır. Fortune 1000’de bulunan şirketler, yaklaşık olarak her gün 40,000 aktif sözleşme ile uğraşmak zorundadır. Bundan dolayı çoğu büyük ölçekli şirket sözleşme yönetiminden faydalanmaktadır. Sözleşme yönetimi bir sözleşmenin oluşturulmasından, sözleşmenin yenilenmesi veya kapatılmasına kadar olan bütün süreçlerin yönetildiği yönetim biçimdir. Sözleşme yönetimi birçok faydayı yanında getirmektedir. Örneğin, sistematik ve verimli olmayı, sözleşmeler oluşturulmaya başlandığı andan itibaren sürekli bir değişim içindedir sözleşme yönetimi bu değişikliklerin takibini, operasyonel ve finansal performans artışını, oluşabilecek risklerin azaltılmasını ve tehlikeler için önlemler alınmasını sağlar.

► İlginizi Çekebilir: FIDIC Sözleşme Tipleri Nelerdir?

Dünyada bulunan birçok şeyin gibi sözleşme yönetiminin de bir yaşam döngüsü bulunur. Proje yönetimi konusunda uluslararası en önemli mercilerden birisi olan Project Management Institute (PMI) tarafından oluşturulan Project Management Body of Knowledge (PMBOK^® Guide – Sixth Edition) kapsamında belirtilen döngüye benzerdir.

Bu döngüyü aşağıdaki sıralama ile tanımlayabiliriz.

İmza Öncesi (Pre-Signature):

Sözleşme Başlatma: Bu, bir sözleşmeye olan ihtiyacın belirlendiği ve sözleşme yaşam döngüsünün başladığı yerdir.

Müzakere: Her iki tarafın da önerilen taslağı incelemesi ve yapılması gereken değişiklikleri belirleyip anlaşması gerekir.

Düzenleme: Tarafların sözleşmeleri arasındaki farkların giderilmesi ve kontrol edilmesi kısmıdır.

Onay: Projeden projeye farklılık gösterse de teknik ekipler ve yönetimler arasında gidip gelerek sözleşmeyi onaylatmaktır.

İmza Sonrası (Post-Signature):

Yürütme: Projenin gerçekleştiği kısımdır.

İzleme: Sözleşmenin yenilenmeye veya feshedilmeye değer bir sözleşme olup olmadığını belirlemek için yapılan performans izlemesidir.

Denetim: Sözleşmede imzalanmış olan maddelerin, hak ve sorumlulukların kontrolüdür.

Raporlama: Eldeki veriler kullanılarak sözleşmede geçen konular hakkında rapor tutulmasıdır.

Yenileme: Sözleşmenin yenileneceğin mi yoksa bitirileceğinin mi kararının verildiği yerdir.

Sözleşme Çeşitleri

Profesyonel anlamda sözleşmelerden ve yönetiminden bahsederken bazı sözleşme çeşitlerine değinmemiz gerekir. Bu sözleşme çeşitleri genelde sözleşme yönetimi aşamalarında projenin nasıl yapılacağı kararını verirken kullanılır. Bu sözleşme çeşitleri yine PMBOK^® Guide içerisinde aşağıda anlatılacağı şekilde bahsedilir.

A) Sabit Fiyat (Fixed Price - FP):

1-Kesin Sabit Fiyatlı Sözleşmeler (Firm Fixed Price - FP):

Alıcı taraf bir tedarik listesi oluşturur, satıcı taraf gerekli olan ürünlerin olduğu tedarik listesi belirler ve bunun sonucunda sunulacak olan malın veya hizmetin son fiyatı, proje boyunca değişemeyecek şekilde belirlenir. Buradaki en büyük handikap fiyatların artması sonucunda satıcının projeyi tamamlayamamasıdır.

2-Teşvik Ücretli Sabit Fiyatlı Sözleşmeler (Fixed Price Incentive Fee - FPIF):

Satıcı proje için bir tavan maliyeti belirler, tavan maliyeti aşan miktarların sorumluluğu satıcıya aittir. Nihai sözleşme fiyatı tüm tedarik tamamlandıktan sonra satıcının performansına göre saptanır. Örneğin “Sözleşme için belirlenen tavan fiyat 150,000TL’dir. Teslimatın erken yapılması halinde hedef tarihten önceki her ay için fazladan 5,000 TL ödeme yapılacaktır. “

3-Fiyat Ayarlamalı Sabit Fiyatlı Sözleşmeler (Fixed Price With Economic Price Adjustment - FP-EPA):

Tedariğin uzun süreli olacağı projelerde tedarik yönetimini sağlıklı bir şekilde yürütme ve Satıcıyı olumsuz mali etkilerden koruyarak projede tedarik risklerini kontrol altından tutmak için kullanılan bir sözleşme tipidir. Örneğin Satıcının teslimat dönemi birkaç yıllık uzun peryotlarda gerçekleşecekse, örneğin, enflasyona karşı Satıcı korunacak şekilde hareket edilebilir. Bu fiyat ayarlaması enflasyona göre yapılabileceği gibi döviz artışına göre de ayarlanabilir. Böylece tedarik gecikmesinden dolayı projenin uzamasının önüne geçilebilir.

B) Maliyet Geri Ödemeli Sözleşme (Cost Plus - CP or Cost Reimbursable - CR):

1-Maliyet Artı Sabit Fiyatlı Sözleşmeleri (Cost Plus Fixed Fee - CPFF):

Satıcıya kendisinden istenilen çalışmaları yerine getirmesi karşılığında tüm maliyetleri ödenir. Bunun üstüne baştan anlaşılan bir sabit bir ücrette işin sonunda Satıcı’ya ödenir. Verilen sabit ücretin az veya fazla gelmesi bu tip için eksi nokta olabilir.

2-Maliyet Artı Teşvik Primli Sözleşmeleri (Cost Plus Incentive Fee - CPIF):

Satıcıya sunduğu ürün karşılığında tüm maliyetler geri ödenir bunun yanında proje başında belirtilen performans kriterlerine göre teşvik ödemesi alır. Alıcı için en önemli risk maliyet aşımıdır. Satıcı için ise en önemli risk performans hedeflerine ulaşılaması durumunda teşvik ödemesi alamaması ihtimalidir.

3-Maliyet Artı Ödül Sözleşmeleri (Cost Plus Award Fee - CPAF):

Satıcıya sözleşme kapsamındaki çalışmaları yerine getirmesi karşılığında gerçekleştirdiği tüm maliyetler ve bir teşvik ücreti geri ödenir. Ayrıca bunun üstüne sözleşmede belirlenmiş olan performans kriterlerini aşması durumunda Satıcıya belirli oranda bir ödül ödemesi de yapılır. Nihai ücretin belirlenmesi tamamen alıcının, satıcı performansına ilişkin öznel değerlendirmesine bağlıdır. Satıcı performansı öznel olarak belirlenir ve Satıcının yeterince iyi performans göstermediğine karar verilebilir.

C) Süre ve Malzeme Sözleşmeleri (Time and Material Contracts):

Bu sözleşmelerde alıcı taraf ödemeleri saat başına ya da malzeme başına yapar. Bu nedenle satıcı taraf için işin ivedilikle bitirilmesi yönünde bir teşvik unsuru yoktur. Satıcı işi ne kadar uzatırsa o kadar daha fazla para alacaktır. Bu alıcı taraf için ciddi bir risk oluşturur. u nedenle maliyetin sınırsız bir şekilde artmasını önlemek için sözleşmeye aşılmaması gereken değerler ve zaman sınırları konulması bu riski önleyici bir etken olabilir.

Sözleşme ve Sözleşme Yönetimi Standartları

Her gün dünyada binlerce sözleşme imzalanıyor, yenileniyor veyahut bitiriliyor. Bu kadar yoğunluk her türlü karışıklığa sebep olabilir bundan dolayı bu tür hataları en aza indirmek için ülkeler veya kurumlar bazı sözleşme standartları belirlemişlerdir. Bu standartlar genel şartları ile benzer özellik gösterseler de ihtiyaçlara veya sözleşmenin yapıldığı ülkenin kanunlarına göre bile değişiklik gösterebilir. Örneğin ABD’de kurulan ve ülke içinde yapılan sözleşmelerin yönetim standartlarını belirleyen National Contract Management Association (NCMA) ya da 1999’da kurulan uluslararası bir yapıda 70.000’den fazla üyesi bulunan International Association for Contract and Commercial Management (IACCM) bu duruma örnek gösterilebilir. Bu kurumlar bazı kurallar çerçevesinde Sözleşme yönetiminin nasıl olması gerektiğini söylüyor.

Aşağıda her sözleşmenin sağlaması gereken bazı kurallar vardır;

►Sözleşmeler şeffaf ve erişilebilir olmalıdır,

►Açıklamalar açık ve basit olmalıdır,

►Tarafların sözleşmelerin içeriğine dikkat etmesi gerekiyor.

Bu sözleşme Standartları aşağıda verilenler çerçevesinde oluşturulur.

►Geçerli Kanun

►İyi Mühendislik Uygulamaları

►İyi Sanayi Uygulamaları

►Geçerli Çalıştırma Ve Bakım Kılavuzları

Sözleşme yönetiminin hangi standartlar çerçevesinde hazırlanacağı ve nasıl uygulanacağı bu kurumların oluşturduğu eğitim ve kitaplarda detaylıca bahsedilmektedir.

Sonuç olarak eğer profesyonel işletmeler için konuşuyor isek üretilecek ürün veya hizmet ne olursa olsun taraflarca mutabık kalınan şekilde üretilecek ve yine anlaşılan şekilde elde edilen haklar tahsil edilecek ve sorumluluklar yerine getirilecek. Eğer tüm bu yaşam döngüsünün sistematik ve verimli, minimum risk, maksimum kar ile birlikte düşük maliyette, yüksek kalite ile gerçekleştirilmek isteniyorsa sözleşme yönetiminden faydalanılmalıdır.

Kaynak:

► Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide - Sixth Edition)
► Contract and Commercial Management - Tim Cummins (IACCM Series. Business Management)
► The Contract Management Standard - National Contract Management Association (NCMA)